Avant de démarrer le chargement de vos données avec DataShare Connect, veuillez vérifier les conditions suivantes:

• Merci de bien consulter CET article
• Les Pré-requis DataShare Connect pour les accès et permissions d'utilisateur sont configurés sur votre machine
• Vous êtes en ligne et connecté à internet.
• Vous avez une application comptable fonctionnelle et dans celle-ci vous avez accès aux données comptables que vous souhaitez charger.
• Vous savez sur quelle version de QuickBooks vos données sont disponibles (si vous possédez plusieurs versions de QuickBooks).
• Vous connaissez les Identifiants utilisateur et Mot de passe SQL Server permettant l'accès aux données QuickBooks.

Il est possible que vous ayez besoin de contacter votre département IT pour obtenir les informations ci-dessus.

Démarrer DataShare Connect

Pour commencer à utiliser DataShare Connect vous devez vous connecter à votre compte sur le portail DataShare.

Sur le portail DataShare, sélectionnez le Mandat pour le quel vous souhaitez charger vos données.

Sélectionnez votre pack comptable dans le menu déroulant.

Quand vous avez sélectionné la bonne application, cliquez sur le bouton Télécharger les données. Ceci lance le téléchargement du fichier DataShare Connect vclient.application. Votre navigateur indique le progrès du téléchargement. Dans l'exemple ci-dessous c'est Google Chrome qui est utilisé, et le fichier vclient.application est visible dans la barre de téléchargement en bas de l'écran.

Quand le fichier DataShare Connect vclient.application a fini de télécharger, cliquez dessus pour démarrer son installation. 

Cliquez sur Installer

L'application DataShare Connect se télécharge alors complètement et s'installe sur votre bureau pour démarrer la connexion à votre application comptable. Le pack DataShare Connect est peu volumineux et se retire automatiquement de votre bureau à la fin du téléchargement, sauf dans le cas des téléchargements programmés.

DataShare Connect pour QuickBooks Desktop

Après son installation, l'application DataShare Connect démarre automatiquement et tente de localiser votre installation de QuickkBooks Desktop et détermine les fichiers des compagnies disponibles pour le téléchargement.

Si vous ne possédez qu'une seule version de QuickBooks Bureau, vous n'aurez qu'à sélectionner le fichier que vous souhaitez télécharger, depuis le menu déroulant.

Si votre fichier n'apparaîy âs dans le menu déroulant, ouvrez-le dans QuickBooks afin d'assurer que votre accès est configuré. Fermez ensuite ce fichier dans QuickBooks, et démarrez un nouveau téléchargement.

Indiquez les Nom d'utilisateur et Mot de passe pour la base de données QuickBooks Bureau choisie, puis cliquez Suivant.

Les noms d'utilisateur et mot de passe sont ceux que vous utilisez pour accéder à QuickBooks Bureau , à moins que votre département IT vous ait recommandé d'utiliser d'autres accès.

Il est possible d'avoir des accès spécifiques à chaque base de données dans QuickBooks, veillez donc à utiliser la combinaison nom d'utilisateur/mot de passe valide pour le fichier voulu.

Le nom d'utilisateur QuickBooks Bureau par défaut est "Admin" - sans les guillemets, et aucun mot de passe (vous pouvez alors laisser le champs vide).

DataShare Connect tente alors de se connecter au fichier de la base de données avec le nom d'utilisateur et le mot de passe indiqués.

Si ces informations sont incorrectes, un message d'erreur apparaît et vous serez invité à indiquer les accès corrects.

Si les accès fournis sont corrects le processus d'extraction des données DataShare Connect démarre et son progrès s'affiche à l'écran. Selon la taille de votre base de données et le nombre d'entrées qu'elle contient, le processus pourra prendre plusieurs minutes. Après leur extraction, les données sont compressées, encryptées et transmises de manières sécurisée au serveur central DataShare.

Vous pouvez exécuter d'autres tâches pendant l'extraction. Mais ne fermez pas la fenêtre DataShare Connect et n'interrompez pas le processus d'extraction.

Quand le téléchargement abouti, un message de confirmation apparaît.

Cliquez Fermer/Close pour sortir de DataShare Connect. A partir de là, vous n'avez rien de plus à faire. Votre responsable de mandat sera notifié par courriel que vous avez soumis un nouveau téléchargement.

Vos données qui ont été chargées sont désormais en cours d'acheminement vers le système central DataShare. Si vous le souhaitez, vous pouvez maintenant éteindre votre appareil ou vous déconnecter du réseau.

Le statut de votre téléchargement est accessible sur le portail DataShare. Quand le téléchargement se termine, le statut passe de En Cours à Terminé.